能提高PPT制作效率的5大類技巧

小欄篇05篇

這篇文字作為自己在制作過程中，總結的一些在幻燈片制作技巧。通過這些技巧的應用，能夠提高那么一點效率。

通過介紹這幾個小技巧，也為以后幾篇文字做點引子，現(xiàn)在就開始今天的正文。

1 形狀那些事

下圖是幻燈片中的形狀，包括可填充形狀和各類線條

1.1 正圓角矩形

正-圓角矩形，即為長寬一致的圓角矩形。之所以講到這種圓角矩形，是因為大家在制作頁面的時候有過這樣的體驗：想把矩形變成圓形。這時候需要重新去放置一個圓形的可填充形狀，或者進行形狀的更改，這兩種操作在一定程度上，降低制作效率。

使用圓角矩形，進可變成圓，退可成正方矩形。不需要通過更改形狀實現(xiàn)其他形狀的轉變，只需要調(diào)整圓角矩形邊緣圓弧的程度即可，就是操作下圖中的小黃點。

應用場景，比如作為圖標背景時，可以隨時將圖標背景由圓形到矩形的切換。

如下圖將圖標從圓角矩形，將其變成圓形

不僅僅如此，還可以作為文本填充色塊時，實現(xiàn)背景色塊形狀改變，當然這時候只要圓角矩形即可，不必要求是正圓角矩形這個條件。

 

1.2 可填充線條

這里要說到的線條是圓角矩形線條、不是一般的線條。

為什么要這么說呢，從維度上來分：一般線條是一維結構，而通過矩形或者圓角矩形通過擴大長寬比例而形成的線條，這種僅僅是因為長寬比例的緣故看似為線條結構，其在維度上仍然屬于可填充形狀的二維結構。

除了直線的可填充線條之外，還可以將圓環(huán)、半圓環(huán)這些可填充形狀通過調(diào)節(jié)圓環(huán)的寬度近似為線條。

這樣做有什么樣的好處呢，下面有兩個：

一 圓角矩形線條因為其本身的二維結構，可以跟隨整體結構尺寸縮放而等比例縮放，一維的線條這樣就沒有這么靈活，這時候需要根據(jù)實際的縮放進行線條寬度的調(diào)整，可用性較差；

下面這個示例中，可以看出：上面的三個不同尺寸使用的是半圓環(huán)，下面的三個使用的是普通圓弧線條，等比例放大之后，上方的三個不需要調(diào)整，下方的三個需要去調(diào)節(jié)圓弧線條的寬度。

二 布爾運算必須要求為二維結構，因此一維結構的線條不能夠參與布爾運算，下面是二維結構的圓角矩形線條參與布爾運算的示例。

1.3 色塊和載體

在1.1 中內(nèi)容中介紹了圓角矩形這種可填充形狀的一些用法，其實關于這種可填充形狀進行顏色填充，沒什么可說的。

這里主要說說它的第二個作用：載體

可填充形狀可以通過顏色填充作為文本的載體，另外還可以作為圖像文件的載體。在這里載體的作用如同SmartArt或者母版中的圖像占位符，你所需要做的僅僅是通過指向圖像的路徑，將圖像引入到這種載體之中，從這個角度上來看，幻燈片中的可填充形狀就是一種最簡單的載體。

下面是具體的實現(xiàn)流程：

選擇：圖片或者紋理填充，選擇相關的文件進行填充，如果幾何圖形的比例和加載圖像的比例不一致，通過這種方式加載就會出現(xiàn)圖片變形拉伸等問題，這肯定不是想看到的。

可以看到邊框標記：將圖片平鋪為紋理，這個功能就是保持圖形的長寬比例，如果該張圖片不能夠填充此幾何形狀，將會以多張圖片規(guī)則拼接的形式填充這個幾何形狀。

下面是勾選此功能之后圖片的顯示?？梢钥闯觯瑘D片沒有出現(xiàn)變形等問題，但是圖片本身體積較大，其長寬數(shù)值較大，因此顯示在幾何形狀中不能夠展現(xiàn)更多的圖片元素，并且不能夠顯示想要顯示的圖片位置區(qū)域，怎么解決這個問題，接著往下看。

下面最右的幾張圖片是上述所提及那幾個問題的處理結果，怎么實現(xiàn)這樣的顯示效果，通過改變以下參數(shù)：偏移量、縮放比例、對齊方式。其中縮放比例，xy要保持一致，這樣才能夠保證加載圖片的長寬比例。

更多源于載體這塊內(nèi)容，可以參見 幻燈片中的占位邏輯 - 知乎專欄

2 一些快捷鍵

說到快捷鍵，想必很多人都看過類似的快捷鍵說明，但是很多文章僅僅是做個功能說明，講得不夠清楚，這里還是想說幾種常見的快捷鍵。

2.1 格式刷

這個快捷鍵在制作過程之中，使用的頻率應該是最高的，隨時隨刻去處理文本、形狀等基礎元素，格式刷的作用在于將一個模板化的格式屬性，快速適用于其他的元素之中。

2.2 選擇窗口

快捷鍵 Alt + F10

這個功能對于多圖層相互疊放，進行單個圖層進行處理。什么場景呢，做了一套很復雜的頁面，尤其許多朋友喜歡講圖片疊放到一起，然后使用退出動畫的淡出效果進行圖片的動畫預覽，這時候就需要用到這個功能了。

下面的圖展示的是一種比較簡單的頁面，可以看出選擇窗口中的元素數(shù)目比較少。具體使用，還是需要自己去體驗、操作的。

2.3 組合功能

Ctrl + G 組合

Ctrl + Shift + G 解除組合

這個組合要和布爾運算中的組合區(qū)別，這里的組合功能仍然保持每個圖層文件的獨立，將諸多的獨立文件暫時性合并成一個文件，當然可以通過解除組合功能，恢復每個個體圖層。使用組合能做什么：統(tǒng)一管理幻燈片元素。

下圖中文本框、圖片、色塊等元素是各個獨立的元素

使用組合功能將一些元素組合成一起，變成下圖這樣。

2.4 選擇性粘貼

快捷鍵：Ctrl + Alt + V

實際的使用之中，我們需要將一個文本框粘貼為一張圖片運用到幻燈片之中，這個場景下，這種選擇性粘貼比較實用。當然這個其他用處很多，許多好玩的東西都可以通過這種方式實現(xiàn)，比如：建一個表格，然后將其分割成許多小矩形。

3 分節(jié)

都在說制作幻燈片要講邏輯，首先定義好整個文稿的結構邏輯。通過分節(jié)來實現(xiàn)統(tǒng)籌整個文稿的結構，通過分節(jié)可以快速定位到對應的章節(jié)之中。

4 網(wǎng)格系統(tǒng)和參考線

那么網(wǎng)格系統(tǒng)和參考線有什么用處呢，網(wǎng)格系統(tǒng)是讓我們對于整個版面有尺寸的一個理解的范疇，能夠通過網(wǎng)格系統(tǒng)粗略估計圖像、文本框等在整個版面的位置和所占區(qū)域大小。

添加、刪減參考線

可以通過下面兩張圖實現(xiàn)操作實現(xiàn)刪減參考線，

也可以使用快捷鍵：

添加：頁面編輯區(qū)域，Ctrl + 鼠標左鍵拖動參考線

刪減：Ctrl + 鼠標左鍵拖動參考線，拖出可編輯頁面區(qū)域邊緣即可刪減

參考線的用處

我們在實際制作幻燈片中，會重復很多頁面的制作，這時候要保證多張幻燈片中圖片的大小和相對位置保持一致，網(wǎng)格系統(tǒng)只能是一個粗略的估計。這時候就要用到參考線了

比如下圖：使用參考線確認左上的位置，這樣在下一個頁面中，插入圖片的時候，保證圖片的左上和參考線保持對齊即可。

根據(jù)上圖中的設置的參考線位置，插入下圖中圖片，使用 Ctrl+鍵盤上方向鍵，實現(xiàn)圖片位置的微調(diào)。

5 備用格式和色彩

制作幻燈片的時候，先確認好整個幻燈片的文字主題顏色和標題及正文的字號、行間距等屬性，配色選擇，以及相關的一些陰影等效果。

如此一來，對于文本內(nèi)容，可填充形狀、圖片，我們只需要使用格式刷即可從備用頁格式遷移到幻燈片的具體頁面之中。

或者將備用頁的一些色彩或者如下圖中這樣放置，不要以為幻燈片只有當前編輯的頁面那么大，使用Ctrl+鼠標滑輪，實現(xiàn)頁面的縮放。編輯好當也內(nèi)容時，刪除編輯區(qū)之外其他的信息即可。

最后，這篇文字希望提供點幫助

原文標題：幻燈片一些制作技巧說明